Integritetspolicy

01Personuppgiftsansvarig

Schedulify tillhandahålls av Apolloz AB, org.nr 559350-2478, med säte i Linköping. Vi är personuppgiftsansvariga för de uppgifter du som kontoinnehavare lämnar om dig själv och ditt företag.

För personuppgifter om dina anställda som du lägger in i tjänsten agerar Schedulify personuppgiftsbiträde, och du som arbetsgivare är personuppgiftsansvarig. Behandlingen regleras av ett personuppgiftsbiträdesavtal.

02Vilka uppgifter vi behandlar

Vi behandlar följande uppgifter:

• Kontoinnehavare: namn, e-postadress och inloggningsuppgifter.
• Anställda: namn, e-postadress, telefonnummer och personnummer.
• Drift: tidrapporter (in- och utstämplingar), pass, ledighet och anteckningar.
• Fakturering: prenumerationsstatus och kund-ID hos Stripe (kortuppgifter hanteras av Stripe, aldrig av oss).
• Demoförfrågningar: namn, e-postadress, företag och, om du lämnar dem, telefonnummer, teamstorlek och meddelande.
• Webbplatsbesök (endast om du har godkänt analys- och marknadsföringscookies): ett slumpmässigt besöks-id, vilka sidor du besöker, varifrån du kom till webbplatsen och IP-adress.

03Ändamål och rättslig grund

Uppgifter om kontoinnehavare och anställda behandlas för att leverera tjänsten: att bygga scheman, driva stämpelklocka och ta fram löneunderlag. Uppgifter från demoförfrågningar och, om du har samtyckt, uppgifter om ditt besök på webbplatsen behandlas för de ändamål som beskrivs i avsnitten ”Demoförfrågningar” och ”Analys- och marknadsföringscookies (Apollo.io)”.

Rättslig grund är fullgörande av avtal (tillhandahållande av tjänsten) samt berättigat intresse (drift, säkerhet och support). Behandling av anställdas uppgifter sker enligt arbetsgivarens rättsliga grund.

04Personnummer

Personnummer används enbart för att identifiera anställda vid instämpling i stämpelklockan och för löneunderlag, i enlighet med 3 kap. 10 § dataskyddslagen (klart motiverat med hänsyn till ändamålet).

Personnummer lagras krypterat i vila (AES-256-GCM) med en nyckel som förvaras utanför databasen. De visas aldrig i klartext i gränssnittet.

05Mottagare och personuppgiftsbiträden

• Stripe – betalnings- och prenumerationshantering.
• Databas- och hostingleverantör (Postgres) – lagring och drift av tjänsten.
• Google (Gemini API, betald tjänst via Google AI Studio) – AI-förslag för scheman, endast när du använder AI-funktionerna. Google är vårt personuppgiftsbiträde, se avsnittet ”AI-funktioner”.
• Apollo.io (ZenLeads Inc., USA) och Apollos partner för identifiering, till exempel LiveIntent – analys och marknadsföring på webbplatsen, endast om du har godkänt analys- och marknadsföringscookies.
• Om du har godkänt analys- och marknadsföringscookies delas uppgifter om ditt besök på webbplatsen med Apollo.io, se avsnittet ”Analys- och marknadsföringscookies (Apollo.io)”.

06Lagring och plats

Uppgifter lagras i en PostgreSQL-databas. Överföring sker krypterat (TLS). Om uppgifter behandlas utanför EU/EES sker det med tillämpliga skyddsåtgärder (t.ex. EU:s standardavtalsklausuler).

07AI-funktioner

När du använder AI-funktionerna för att skapa eller ändra ett schema skickar vi de uppgifter som behövs för förslaget till Google via Gemini API: anställdas namn, befattning, anställningsform, veckotimmar, tillgänglighet och önskemål om pass, uppgifter om passen och den instruktion du själv skriver. Vi skickar inte personnummer, kontaktuppgifter eller uppgifter om frånvaro.

Google behandlar uppgifterna som vårt personuppgiftsbiträde enligt Googles Data Processing Addendum for Products Where Google is a Data Processor. För uppgifter om dina anställda är Google vårt underbiträde. Vi använder Googles betalda tjänst, och där använder Google inte prompter eller svar för att förbättra sina produkter.

Google sparar prompter och svar i 55 dagar för att upptäcka och förhindra missbruk av tjänsten och för utlämnanden som krävs enligt lag. Om innehåll flaggas av Googles system kan det granskas manuellt av behöriga anställda hos Google. De sparade uppgifterna används bara för detta och inte för att träna andra AI-modeller än dem som används för att upptäcka missbruk.

Google kan behandla uppgifterna och tillfälligt lagra eller cacha dem i alla länder där Google eller Googles ombud har anläggningar, även utanför EU/EES, bland annat i USA. Överföringen sker med stöd av EU-U.S. Data Privacy Framework, som Google LLC är certifierat enligt, och annars med EU:s standardavtalsklausuler.

Skriv inte känsliga uppgifter, till exempel om hälsa eller sjukdom, i instruktionen till AI-funktionen. Allt du skriver där skickas till Google.

08Lagringstid

Vi behåller uppgifter så länge ditt konto är aktivt och så länge det behövs för ändamålen. Vid uppsägning raderas eller anonymiseras uppgifter inom rimlig tid, med undantag för vad som krävs enligt lag (t.ex. bokföringslagen).

09Demoförfrågningar

När du bokar en demo via webbplatsen behandlar vi ditt namn, din e-postadress och ditt företagsnamn. De uppgifterna är obligatoriska, och utan dem kan vi inte boka en demo. Om du vill kan du också lämna telefonnummer, teamstorlek och ett meddelande.

Vi använder uppgifterna för att boka och genomföra demon och för att svara på din förfrågan. Den rättsliga grunden är vårt berättigade intresse av att kunna besvara förfrågningar om Schedulify och visa tjänsten för den som har bett om det (artikel 6.1 f i dataskyddsförordningen).

Uppgifterna sparas i vår databas och skickas till oss via e-post. Mottagare är de leverantörer som driver vår databas, server och e-post (se ”Mottagare och personuppgiftsbiträden”) och Google Meet (Google Workspace) för själva mötet.

Vi sparar uppgifterna från din demoförfrågan i högst 12 månader från att vi tog emot förfrågan och raderar dem därefter. Det gäller även kopior i vår e-post och kalender.

10Cookies och lokal lagring

Vi använder nödvändiga cookies och lokal lagring för inloggning, säkerhet, val av organisation, gränssnittsinställningar och för att komma ihåg ditt cookieval. De behövs för att tjänsten ska fungera och kräver därför inget samtycke.

Sessionscookien för inloggning gäller som längst i sju dagar. Ditt cookieval sparas i upp till tolv månader. Lokala gränssnittsinställningar finns kvar tills du rensar webbplatsens data.

Om du väljer ”Godkänn alla” använder vi även analys- och marknadsföringscookies från Apollo.io. Det beskrivs i avsnittet ”Analys- och marknadsföringscookies (Apollo.io)”. Väljer du ”Endast nödvändiga” laddas inga sådana cookies eller skript.

Du kan när som helst ändra eller återkalla ditt samtycke via länken ”Cookie-inställningar” längst ned på webbplatsen eller cookie-knappen i appen. Välj ”Endast nödvändiga”. Du kan även radera cookies och lokal lagring i webbläsaren.

11Nödvändiga och funktionella

Cookies och lokal lagring som vi själva sätter:

• sfy-cookie-consent (cookie och lokal lagring): sparar ditt cookieval. Tolv månader.
• better-auth.session_token (cookie, i produktion med prefixet __Secure-): håller dig inloggad. Sätts när du loggar in. Upp till sju dagar, och den tas bort när du loggar ut.
• sidebar_state (cookie, i appen): kommer ihåg om sidomenyn är utfälld. Sju dagar.
• schedulify-ui-theme (lokal lagring): valt tema (ljust, mörkt eller enligt systemet). Ligger kvar tills du rensar webbläsarens data.
• schedulify-settings (lokal lagring, i appen): format för klockslag och datum. Ligger kvar tills du rensar webbläsarens data.
• schedulify.activeOrgId (lokal lagring, i appen): vilket företag du har valt i appen. Ligger kvar tills du loggar ut eller rensar webbläsarens data.
• schedulify:dashboard-checklist-visited:… och schedulify:dashboard-checklist-dismissed:… (lokal lagring, i appen): vilka steg i kom igång-listan du har besökt och om du har dolt listan. Ligger kvar tills du rensar webbläsarens data.
• schedule-suggestions (lokal lagring, i appen): om förslag visas i schemat (på eller av). Nyckeln innehåller bara det valet, inga namn eller arbetspass. Ligger kvar tills du rensar webbläsarens data.
• schedulify:onboarding-draft och tsr-scroll-restoration-… (sessionslagring): utkast under introduktionen och scrollposition vid navigering. Försvinner när fliken stängs.

12Analys- och marknadsföringscookies (Apollo.io)

Om du väljer ”Godkänn alla” laddar vi ett skript från Apollo.io. Syftet är att känna igen besökare och deras företag, förstå vilka som är intresserade av Schedulify och rikta vår marknadsföring till företag.

Apollos skript kan i sin tur ladda skript från Apollos partner för identifiering, till exempel LiveIntent. Ett sådant skript kan sätta egna cookies, till exempel _lc2_fpi och _li_duid, och försöka koppla ditt besök till en e-postadress i hashad form för att känna igen dig eller ditt företag. Det sker bara om du har godkänt analys- och marknadsföringscookies. När du återkallar samtycket tar vi bort skripten och de uppgifter de har sparat på vår webbplats.

Uppgifter som samlas in är ett slumpmässigt besöks-id, vilka sidor du besöker, varifrån du kom till webbplatsen (till exempel länk och kampanjparametrar) och din IP-adress.

Skriptet körs bara om du har valt ”Godkänn alla”. Den rättsliga grunden är ditt samtycke enligt 9 kap. 28 § lagen (2022:482) om elektronisk kommunikation och artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen.

Mottagare är Apollo.io (ZenLeads Inc., USA). Apollo behandlar uppgifterna dels för vår räkning, dels som självständigt personuppgiftsansvarig för sin egen företags- och kontaktdatabas, som Apollo gör tillgänglig för sina andra kunder. Uppgifter om ditt besök kan alltså användas av Apollo för att berika den databasen.

Uppgifterna om ditt besök skickas till Apollo i USA. Partnerskript, till exempel från LiveIntent, kan också skicka uppgifter till partnerns egna servrar, som kan ligga utanför EU/EES, bland annat i USA. För Apollo sker överföringen med stöd av EU:s standardavtalsklausuler, och Apollo är dessutom certifierat enligt EU-U.S. Data Privacy Framework.

Om du återkallar ditt samtycke genom att välja ”Endast nödvändiga” under ”Cookie-inställningar” slutar skriptet från Apollo att köras. Vi tar bort skriptet och de cookies och den lokala lagring som det har sparat på vår webbplats, och sidan laddas om. Återkallelsen påverkar inte behandling som redan har skett, och uppgifter som redan har skickats till Apollo raderas inte av sig själva. Vill du att de raderas kan du kontakta oss på info@apolloz.se.

Följande cookies och lokal lagring kan sättas efter ditt samtycke:

• apolloAnonId (Apollo, lokal lagring): slumpmässigt besöks-id. Har ingen utgångstid och finns kvar tills det raderas, till exempel när du återkallar samtycket eller rensar webbplatsdata.
• …_eventQueue (Apollo, lokal lagring): besökshändelser som ännu inte har skickats till Apollo. Har ingen utgångstid.
• …_canTrack (Apollo, lokal lagring): anger om spårning är aktiv. Upp till 24 timmar.
• __cf_bm (Cloudflare för Apollo, cookie på domänen apollo.io): skydd mot automatiserad trafik när Apollos skript hämtas. Upp till 30 minuter. Den sätts på Apollos domän och kan därför inte tas bort från vår webbplats. Den sätts bara när du har godkänt analys- och marknadsföringscookies, och du kan ta bort den i webbläsarens inställningar.

• Läs mer i Apollos integritetspolicy

13Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• begära tillgång till dina personuppgifter,
• begära rättelse eller radering,
• begära begränsning av eller invända mot behandling,
• begära dataportabilitet.

14Säkerhet

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda uppgifterna, bland annat kryptering av personnummer i vila, krypterad överföring och behörighetsstyrning per organisation.

15Klagomål

Om du anser att vi behandlar dina uppgifter felaktigt kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

16Ändringar och kontakt

Vi kan uppdatera denna policy. Väsentliga ändringar meddelas i tjänsten. Frågor om personuppgifter skickas till info@apolloz.se.